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業者選定の３つのポイント
１. 自社の社員が、お預かりから廃棄まで責任を持って行う
２. 会社としてはもちろん、一社員も情報セキュリティの資格を持っている
３. 分別の為に、保存箱を一切開けない未開封溶解処理
機密文書を外部に預ける場合、これら３つのポイントをクリアしている専門会社を選ぶ必要があります。
３つのポイントをクリアしている専門会社の廃棄工程はこちら→溶解処理 書類廃棄へ
■ 業者選定が必要な理由
不要書類を処理する業者は、多く存在します。その中で安心できる業者を探し出すのは、容易なことではありません。
では何を基準にすれば良いのか？
情報漏えいの最大の原因を、もう一度思い出して下さい。
紙 × 人
そうです。「人」が情報漏えいの最大の原因でしたね。
情報漏えいを起こしてしまった多くの企業の原因が人です。
現在、多くの企業では、機密保持契約や誓約書を従業員と結んでいます。
それでも情報漏えいは起きてしまうのです。
情報漏えいは、委託先が増えれば増えるほど、発生確率が高くなります。
ですから、機密書類廃棄の委託先選定には、細心の注意が必要なのです。
１. 自社の社員が、お預かりから廃棄まで責任を持って行う
実は同業者の中には、自社とは別の配送会社が、廃棄文書を引取にくる事があります。
彼らは、いかに早く、多くの回収をするかが目的なのです。
彼らにしてみれば、廃棄する箱は、ただの荷物であって機密書類だろうとなんだろうと、関係ないのです。
ですから、引取りには当然、「機密文書をお預かりする」という認識を持った自社の社員が伺うべきです。
もちろん自社の社員である証明書を携帯していて、必要とあれば確認できるのが良いです。
２. 会社としてはもちろん、一社員も情報セキュリティの資格を持っている
あなたなら、どの配送員を選びますか？
Ａ. 情報セキュリティの教育すら受けていない配送員
Ｂ. 情報セキュリティの教育を受けている配送員
Ｃ. 情報セキュリティの資格を持っている配送員
情報漏えいの原因が「人」である事をご理解していただいているのなら、Ｃをお選びになるはずです。
Ａの「教育すら受けていない配送員」は論外です。
しかし、Ｂの「教育を受けている配送員」も、どうでしょうか。確かな知識を持ち合わせているでしょうか？
ＷＥＢサイト上や営業の言葉では「しっかりとした教育を行っています。」と謳っているはずです。
『 教育をやっている 』は、果たして本当に浸透しているのか？しっかりと理解しているのか？
会社が情報セキュリティの資格を取得していて、
それを継続する為に年に１、２回程度の講習でもやっていれば、「教育をやっている」と言えてしまします。
機密文書を扱う人間がその程度のレベルで良いのでしょうか？
情報セキュリティの資格は業者が会社として取得して当然。
「情報漏えいを根絶するには、この業者は認証を持っているから大丈夫！」と、この程度の認識では
絶対に駄目なんです！！
その認識の甘さが多大なる損害賠償に繋がる入り口なのです。
３. 分別の為に、保存箱を一切開けない未開封溶解処理
溶解処理には、２通りあります。
Ａ. 分別して溶解処理
Ｂ. 分別しないで溶解処理
Ａ. 分別して溶解処理
ゴミの分別は、資源の再利用の第一歩。
家庭ゴミでは当たり前になってきましたが…、ここで廃棄するのは何でしょう？
そう、内容は部外者に絶対みられたくない
機密文書書類
ですね。それなのに、箱を開けて分別する、とはおかしくないですか？
分別して溶解する業者は金具の部分や、プラスチックの部分を極端にイヤがります。
実は、金具やプラスチックが入り込むと機械が止まってしまって作業が増えてしまうからです。
ですからこの様な業者は、分別を環境の為と言い訳します。
『リサイクルの為に分別する』
これは、本当は業者の都合でしかないんです！！
Ｂ. 分別しないで溶解処理
これは、箱を一切開ける事なく、そのまま溶解処理をしてしまう方法です。
これを未開封溶解処理と言います。
『えっ！？ ファイルに付いてる金具やプラスチックの部分はどうするの？』
はい、これら全てまとめて大きな溶解釜に入れていきます。
箱の中身を開けないので、当然、それらが入っています。
溶解処理した後に、紙の繊維以外の物は、別の用途にリサイクルします。
詳しくは次のページの画像をご覧ください。
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