ＨＯＭＥ（文書保管のコストスペース５７％も削減できるんです。）＞文書保管＞ファイリング豆知識
◆ナレムコの統計 書類を１年寝かせると「利用率１％」 これは、ナレムコ（ＮＡＲＥＭＣＯ）統計に基づく数値ですが、 書類が発生してから、１年後には、文書の利用率は１％です。 （グラフ参照）
□キャビネットの中に、３年以上前の帳票類が保管されている。 □永久（永年）保存文書が多い。 □担当者がいないと、顧客からの問い合わせに対応できない。 □必要な書類を取り出すまでに、１分以上かかる。 □個人情報が多いのに、管理は担当者任せになっている。 □廃棄して良いのか、判断できない書類がある。 □シュレッダーの前に、廃棄書類が山積みになっている。 もし、チェックが２つ以上あるなら、かなり危険です。 利用頻度の低い書類、不要書類の放置は、下のようなリスクの放置でもあります。 ■書類に高い家賃を払っていることと同じ。 ■未整理の書類が、作業効率を下げ、人件費アップの原因になっている。 ■情報漏えいの危険。（情報漏えいのほとんどが、内部漏えい！） それならば、ぜひｏｍｓの文書保管にご相談ください！ 
Ｑ１ 「保管」と「保存」ってどこが違うの？
Ａ ファイリング用語では、保管はオフィス内、保存が書庫等(外部書庫含む)
。
目安としては、文書の発生から2年間が保管(オフィス内)で、以降が保存(書庫等)。
保管から保存に移行することを置換え(オキカエ)といい、具体的には
「キャビネット内の前年度文書を文書保存箱に詰めてオフィス内から移動する」等をさします。 Ｑ２ 保存年数(期間)っていつから起算するの？
Ａ 一般的には会計帳簿閉鎖の翌日から起算します。
例えば3月末決算なら、4月1日 より起算。 置換えや廃棄の確認も年に1回で済むことになります。 但し人事関係の書類(退職後○年保存)等、随時起算できる文書もありますので、
関係法令や社内規定等をご確認下さい。(文書保管のページへ)
Ｑ３ 文書保存箱に文書を詰める時に注意することは？
Ａ 廃棄予定年月が同じものを一緒に格納します。
まだ入るからといって廃棄予定年月の異なる文書(特に永年保存文書)を
同じ保存箱に格納すると、後になって廃棄したくてもできない等、 ライフサイクルコントロールが煩雑になります。(文書保管のページﾞへ) Ｑ４ ＯＭＳの保管料って？
Ａ 1ヶ月を3等分した「3期制」で計算します。
①1～10日、②11～20日、③21日～末日までを、それぞれ1期としています。
例えば15日にお引取(新規入庫)し、月末までお預かりした場合、
その月は②＋③ の2期分のみ、ご請求しますので、お客様にメリットのある算出方法です。 Ｑ５ どうしてマニフェストではなく、「溶解証明書」なの？
Ａ ＯＭＳでは機密文書(古紙)の廃棄は、「専ら物」（もっぱらもの）として溶解・リサイクルします。
専ら物とは、「専ら再生利用の目的となる廃棄物」の略で、
産業廃棄物処理法の許可は不要とされ、 具体的には古紙，くず鉄，あきびん類，古繊維の４種が示されて います。 あきびんと同様、古紙のリサイクル処理もマニフェストは不要なのですが、 機密文書を滅却(溶解)した証として「溶解証明書」を発行しています。
Ｑ６ 重要書類の廃棄はどのように処理していますか？
Ａ お客様がダンボールに詰めた機密文書は、一切開梱しません。
OMSでは、未開封溶解処理を行っており、リサイクルされます。
Ｑ７ 書類の廃棄だけの引取は可能ですか？
Ａ 可能です。廃棄処理だけでも承ります。
Ｑ８ 都内近郊への配送は可能ですか？
Ａ 都内近郊へは、自社便で対応いたします。(一部除外エリア有り)
ルートエリア外の場合は、弊社提携の運送会社を使い、全国集配も可能です。
Ｑ９ 時間指定は可能ですか？
Ａ 車両でのルート配送の為、交通事情等ありますので、時間指定は承っておりません。
Ｑ１０ インターネットを使って在庫確認・保存箱の依頼は可能ですか？
Ａ 可能です。全てのお客様が無料でご利用頂けます。
Ｑ１１ 書類以外の物でも保管可能ですか？
Ａ 書類保管の倉庫ですので、大きな什器・備品等は別途ご相談となります。
弊社倉庫の使い方として、パンフレット、販促資料等を預け、全国の支店に送る
と言うお客様もいらっしゃいます。
Ｑ１２ 入出庫依頼の時間は何時までですか？
Ａ 依頼の受け付け時間は15時までです。
川崎センターまでFAX/WEB・E-mailにてご依頼下さい。
Ｑ１３ 他社の保存箱とどこが違うの？
Ａ OMSの保存箱は、ガムテープを使わず、簡単に組み立てができます。
また、底板も側面も二重の補強になっているので、
積み重ねても箱が崩れにくい 構造になっています。 Ｑ１４ 保存箱だけの購入も可能ですか？
Ａ 保存箱のみのご注文も承っています。
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